POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

GENERALIDADES

La presente Pol铆tica de Tratamiento de Datos Personales es elaborada por HOTEL CHARLOTTE , en el que se describen los mecanismos por medio de los cuales la Sociedad garantiza un manejo adecuado de la recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n, supresi贸n y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Constituci贸n Pol铆tica, y en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y dem谩s disposiciones complementarias.

RESPONSABLE

聽HOTEL CHARLOTTE , es una entidad privada con personer铆a jur铆dica, domiciliada en la ciudad de Bogot谩, cuyos datos de contacto son los siguientes:聽
Raz贸n social:

HOTEL CHARLOTTE聽 Direcci贸n de correspondencia: Bocagrande, Av. San Mart铆n N潞 7-126 Cartagena Colombia Correo electr贸nico: reservas@hotelescharlotte.com

PBX:聽(+57 5) 665 9365 / 665 9257 / 665 9298
Celular:聽(+57) 320 549 8908聽Tel茅fono en USA:聽+1 (305) 432 3938

DEFINICIONES

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretaci贸n de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, y son indispensables para la protecci贸n del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

鈥 Aviso de privacidad:Comunicaci贸n verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las pol铆ticas de tratamiento de informaci贸n que le ser谩n aplicadas, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

-Autorizaci贸n:聽Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

鈥 Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

鈥 Dato personal:聽Cualquier informaci贸n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

鈥 Encargado del tratamiento:Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

鈥 Responsable del tratamiento:Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

鈥 Titular:聽Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

鈥 Tratamiento:聽Cualquier operaci贸n o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n o supresi贸n.

鈥 Principio de legalidad:El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las dem谩s disposiciones que la desarrollen.

鈥 Principio de finalidad:聽El Tratamiento debe obedecer a una finalidad leg铆tima de acuerdo con la Constituci贸n y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

鈥 Principio de libertad:El Tratamiento s贸lo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podr谩n ser obtenidos o divulgados sin previa autorizaci贸n, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

鈥 Principio de veracidad o calidad:聽La informaci贸n sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se proh铆be el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

鈥 Principio de transparencia:En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, informaci贸n acerca de la existencia de datos que le conciernan;

鈥 Principio de acceso y circulaci贸n restringida:聽El Tratamiento se sujeta a los l铆mites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constituci贸n. En este sentido, el Tratamiento s贸lo podr谩 hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

鈥 Los datos personales, salvo la informaci贸n p煤blica, no podr谩n estar disponibles en Internet u otros medios de divulgaci贸n o comunicaci贸n masiva, salvo que el acceso sea t茅cnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido s贸lo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

鈥 Principio de seguridad:聽La informaci贸n sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deber谩 manejar con las medidas t茅cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

鈥 Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de p煤blicos est谩n obligadas a garantizar la reserva de la informaci贸n, inclusive despu茅s de finalizada su relaci贸n con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo s贸lo realizar suministro o comunicaci贸n de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los t茅rminos de la misma.

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

En las bases de datos de la ENTIDAD se almacena informaci贸n general como nombre completo n煤mero y tipo de identificaci贸n, g茅nero y datos de contacto (correo electr贸nico, direcci贸n f铆sica, tel茅fono fijo y m贸vil). En adici贸n a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la ENTIDAD puede tener datos espec铆ficos requeridos para el tratamiento al que ser谩n sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente informaci贸n sobre la historia laboral y acad茅mica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relaci贸n laboral (fotograf铆a, conformaci贸n del grupo familiar, datos biom茅tricos). En las bases de datos se podr谩 almacenar informaci贸n sensible con previa autorizaci贸n de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los art铆culos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

TRATAMIENTO

La informaci贸n que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolecci贸n, intercambio, actualizaci贸n procesamiento, reproducci贸n, compilaci贸n, almacenamiento, uso, sistematizaci贸n y organizaci贸n, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aqu铆 establecidas. La informaci贸n podr谩 ser entregada, transmitida o transferida a entidades p煤blicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, 煤nicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisi贸n o transferencia se har谩 previa suscripci贸n de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la informaci贸n. La informaci贸n personal, incluyendo informaci贸n sensible, podr谩 ser transferida, transmitida o entregada a terceros pa铆ses, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de informaci贸n personal. En cumplimiento de deberes legales, la ENTIDAD podr谩 suministrar la informaci贸n personal a entidades judiciales o administrativas. La ENTIDAD velar谩 por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento est茅 previamente autorizado y se encuentre justificado en el inter茅s superior de los menores.

FINALIDAD

La informaci贸n recolectada por la ENTIDAD tiene como prop贸sito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como hotel, la ENTIDAD guarda la informaci贸n necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral.聽
La informaci贸n sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de car谩cter laboral, civil y comercial.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el art铆culo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podr谩n:

鈥 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ENTIDAD o a los Encargados. Este derecho se podr谩 ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento est茅 expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

鈥 Solicitar prueba de la autorizaci贸n otorgada a la ENTIDAD, salvo cuando expresamente se except煤e como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el art铆culo 10 de la presente ley.

鈥 Ser informado por la ENTIDAD o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

鈥 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las dem谩s normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

鈥 Revocar la autorizaci贸n y/o solicitar la supresi贸n del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant铆as constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresi贸n proceder谩 cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la ENTIDAD o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constituci贸n.

鈥 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.聽

La ENTIDAD deber谩:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h谩beas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolecci贸n y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaci贸n otorgada.

Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la informaci贸n que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la informaci贸n, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dem谩s medidas necesarias para que la informaci贸n suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la informaci贸n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

Suministrar al Encargado, seg煤n el caso, 煤nicamente datos cuyo Tratamiento est茅 previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci贸n del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t茅rminos se帽alados en la presente ley.

Adoptar un manual interno de pol铆ticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atenci贸n de consultas y reclamos.

Informar al Encargado cuando determinada informaci贸n se encuentra en discusi贸n por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamaci贸n y no haya finalizado el tr谩mite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

Informar a la autoridad de protecci贸n de datos cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PERSONA O 脕REA RESPONSABLE

Toda petici贸n, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicaci贸n de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deber谩 enviarse a:聽
Entidad:聽

Raz贸n social: HOTEL CHARLOTTE

Direcci贸n de correspondencia: Bocagrande, Av. San Mart铆n N潞 7-126 Cartagena Colombia Correo electr贸nico: reservas@hotelescharlotte.com

PBX:(+57 5) 665 9365 / 665 9257 / 665 9298
Celular:聽(+57) 320 549 8908聽Tel茅fono en USA:聽+1 (305) 432 3938

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACI脫N Y RESPUESTA A DE CONSULTAS

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ENTIDAD, o sus causahabientes, podr谩n consultar los datos que suministrar谩 la informaci贸n en los t茅rminos previstos en la legislaci贸n aplicable. Toda solicitud de consulta, correcci贸n, actualizaci贸n o supresi贸n deber谩 presentarse por escrito o por correo electr贸nico, de acuerdo a la informaci贸n contenida en este documento.聽
Las consultas ser谩n atendidas en un t茅rmino de diez (10) d铆as h谩biles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho t茅rmino, se informar谩 al interesado, expresando los motivos de la demora y se帽alando la fecha en que se atender谩 su consulta, la cual en ning煤n caso podr谩 superar los cinco (5) d铆as h谩biles siguientes al vencimiento del primer t茅rmino.聽

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACI脫N Y RESPUESTA A DE CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS

Los reclamos deber谩n ser formulados por escrito o por correo electr贸nico, de acuerdo a la informaci贸n contenida en este documento, y deber谩n contener, al menos, la siguiente informaci贸n:

Identificaci贸n del Titular聽

Descripci贸n de los hechos que dan lugar al reclamo聽

Direcci贸n del titular聽

Documentaci贸n que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerir谩 al interesado dentro de los cinco (5) d铆as siguientes a la recepci贸n del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci贸n requerida, se entender谩 que ha desistido del reclamo.聽
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dar谩 traslado a quien corresponda en un t茅rmino m谩ximo de dos (2) d铆as h谩biles e informar谩 de la situaci贸n al interesado.聽
Una vez recibido el reclamo completo, se incluir谩 en la base de datos una leyenda que diga 鈥渞eclamo en tr谩mite鈥 y el motivo del mismo, en un t茅rmino no mayor a dos (2) d铆as h谩biles. Dicha leyenda deber谩 mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.聽
El t茅rmino m谩ximo para atender el reclamo ser谩 de quince (15) d铆as h谩biles contados a partir del d铆a siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho t茅rmino, se informar谩 al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender谩 su reclamo, la cual en ning煤n caso podr谩 superar los ocho (8) d铆as h谩biles siguientes al vencimiento del primer t茅rmino.

Contacto

No dude en contactarnos para resolver cualquier inquietud

  • (+57 5) 665 9365 / 665 9257 / 665 9298
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